Квитанция или кассовый чек. Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Можно ли принять к расходам квитанцию к пко без чека в 2020 году

Кассовый и товарный чеки для ИП в 2020 году

Внимание! С середины 2020 года онлайн-кассами обязаны пользоваться все организации и предприниматели на общей системе налогообложения. Аналогичные требования предъявляют к вендинговому бизнесу. Вне зависимости от режима перейти к новому формату должны были общепит и розница при наличии в штате наемного персонала. Отсрочку получили плательщики ПСН и ЕНВД, а также коммерсанты на УСН, занятые в сфере услуг. До июля 2020 года могут не менять технику также владельцы розничных магазинов и точек общепита, если ими не были заключены трудовые договоры.

Так как товарный чек долгое время являлся приложением кассового, в нем содержалась дополнительная информация. Бланки печатались заранее и заполнялись ответственным лицом. Предприниматели и организации, получившие отсрочку по онлайн-кассам, вправе придерживаться прежних правил до июля 2020 года.

Можно ли принять в расходы приходный кассовый ордер без кассового чека

Чтобы учесть расходы при расчете единого налога, они должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При наличных расчетах оплату подтверждает кассовый чек, который обязан выбить продавец. Если же по каким-либо причинам он этого не сделал, доказать факт оплаты можно с помощью квитанции к приходному кассовому ордеру, которую должен выписать продавец. Это следует из пункта 5.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Таким образом, квитанция к приходному кассовому ордеру является допустимым доказательством произведенных расходов, поскольку отсутствие кассовых чеков само по себе не опровергает факта уплаты наличных денежных средств и, следовательно, факта несения соответствующих расходов.

Товарный чек без кассового чека действителен в 2020

Продажа товаров за наличный расчет обычно подтверждается выдачей покупателю кассового чека. При применении онлайн-касс обязательные реквизиты чека ККТ содержат всю необходимую информацию о продавце и о реализуемых товарах (наименование, цена, стоимость). А потому составление одновременно с кассовым чеком товарного чека не требуется. А если кассовый чек не выдан или утерян? Действителен ли товарный чек без кассового чека?

Продавцы (ИП, организации), занимающиеся розничной торговлей и применяющие ПСН или ЕНВД, до 01.07.2020 были вправе не использовать ККТ. До 01.07.2020 могут не применять ККТ организации и ИП на ПСН и ЕНВД, оказывающие определенные услуги, а также ИП на ПСН и ЕНВД, ведущие деятельность в сфере розничной торговли или общепита, если у таких предпринимателей нет работников (ч. 7.1 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ ). Вместо кассового чека они выдают покупателям товарные чеки .

Особенности авансового отчета без кассового чека

В главных нормативных актах, устанавливающих необходимость формирования авансовых отчетов, ничего не сказано о том, что к соответствующему документу должны прилагаться кассовые чеки. Вместе с тем следует отметить, что в структуре формы АО-1, предлагаемой постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 в качестве унифицированной формы для составления авансового отчета (как и в ее аналоге, применяемом для бюджетных учреждений, — форме 0504505, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н), есть графы, куда нужно вносить сведения о документах, подтверждающих расходы. В форме АО-1 необходимо фиксировать название данных документов, их номера и даты, в форме 0504505 — номера, даты, а также содержание расходов.

Таким образом, работнику, получившему на руки денежные средства под отчет, перед тем как соглашаться брать корешок БСО от поставщика услуг, следует убедиться, что на соответствующем документе вышеуказанные реквизиты присутствуют. Исключение — если корешок не является отрывной частью БСО, который формируется в соответствии с отдельными правовыми актами, например, если речь идет об авиабилете.

Можно ли принять в качестве подтверждения расходов квитанцию к приходному кассовому ордеру

Таким образом, стоимость приобретенных за наличный расчет материалов можно учесть при расчете единого налога, даже если продавец не выбил кассовый чек. Для подтверждения оплаты таких расходов достаточно иметь квитанцию к приходному кассовому ордеру, выписанную продавцом.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Можно ли принять к расходам квитанцию к пко без чека в 2020 году

Если не будут выполняться требования, то документ не смогут отнести к БСО. Естественно, у компании, чей командированный сотрудник предоставит такой документ появятся трудности с учетом расходов на жилье и вычтут НДС по этим расходам. Что это за требования? Бланк строгой отчетности гостиничных документов для командировочных должен иметь обязательные реквизиты, список которых указан в п.

Данное требование Закона вызвало у организаций огромноеколичество вопросов, в числе которых и вопрос о том, можно лиучесть для целей налогообложения прибыли расходы, улаченные наличными, в случае, если факт оплаты подтвержден только квитанцией к приходному кассовому ордеру (ПКО), тогда как ККТ продавцом не применялась и кассовый чек покупателю не выдавался.

Подтвердить расходы можно и при отсутствии кассового чека

– иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (ИП) (смотрите также письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-01-15/4-78, от 27.09.2010 N 03-01-15/7-215, от 08.09.2010 N 03-01-15/7-204, от 03.02.2009 N 03-01-15/1-42, от 27.01.2009 N 03-01-15/1-29, от 11.12.2008 N 03-01-15/12-375).

Документами, подтверждающими факт оплаты материальных ценностей (работ, услуг), являются чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), квитанции к приходным кассовым ордерам (ПКО), документы, оформленные на бланках строгой отчетности (БСО), а при приобретении услуг у организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП) — плательщиков ЕНВД, не подпадающих под действие п.п. 2 и 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее — Закон N 54-ФЗ), – товарный чек, квитанция и другие документы, соответствующие установленным требованиям.

В каких случаях выдается товарный чек без кассового, нюансы выдачи в 2020 году

• оказание бытовых услуг, услуг, связанных зоологической сферой;
• ремонт, ТО и мойка средств передвижения;
• предоставление во временное пользование мест для стоянки транспорта;
• перевозка грузов и пассажиров, если автопарк не превышает 20 машин;
• распространение рекламы на улице или в транспорте;
• предоставление во временное пользование помещений для проживания, если площадь помещений не превышает 500 м 2 ;
• предоставление во временное пользование пунктов торговли и питания без помещений для покупателей;
• предоставление в аренду земли под размещение точек торговли и питания без помещений для покупателей.

Товарные чеки (товарные квитанции) выдают покупателям по их требованию в момент оплаты. Также, их следует выдать, если покупатель забыл попросить его сразу, но обратился с просьбой в тот же день. При обращении покупателя на следующий день, просьбу можно не рассматривать.

Как подтвердить расходы без кассового чека

• Наименование;
• Номер и дату выдачи;
• Наименование организации или предпринимателя;
• ИНН поставщика;
• Количество и наименование материальных ценностей, либо услуг;
• Сумму полученных в качестве оплаты наличных денег или сумму, внесенную платежной картой;
• Сведения о должностном лице, выдавшем документ: должность, ФИО, личная подпись.

По общему правилу, для подтверждения расходов, необходимы документы, подтверждающие факт их оплаты. Такими документами являются: квитанция к приходному кассовому ордеру, товарный чек, иной документ, содержащий сведения о приобретенных материальных ценностях, оказанных услугах или выполненных работах, с обязательным приложением кассового чека. Однако существуют исключения из этого правила.

Можем ли мы принять к авансовому отчету товарный чек без кассового

Бухгалтеры опасаются принимать их в качестве самостоятельных оправдательных документов без чеков ККМ. Между тем со стороны продавцов нарушений в виде неприменения контрольно-кассовой техники могло и не быть. Ведь в п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г.

Из ст. 313 НК РФ следует, что подтверждением данных налогового учета являются, в первую очередь, первичные учетные документы (включая справку бухгалтера). О том, что чеки контрольно-кассовой техники (далее — чеки ККТ) могут применяться наряду с другими первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг), ранее сообщали контролирующие органы (письма УМНС по г.

Товарный чек без предоставления кассового: правомерность и требования к оформлению

Выдача товарных чеков вместо кассовых допускается для ИП на ЕНВД, если они соответствуют требованиям, предъявляемым к БСО. Данные действия будут правомерны, если ИП освобожден от обязанности по использованию фискального аппарата при проведении расчетов. В этом случае КЧ приравнивается к ТЧ и важность указанных сведений увеличивается. ТЧ – единственная возможность доказать факт совершения покупки.

Обязанность применять ККТ предусмотрена действующим законодательством. ИП и организации должны использовать кассу при операциях с денежными средствами в наличной форме или расчетах платежными картами. Покупатель или клиент получает в момент внесения стоимости товара или услуги кассовый чек, созданный при помощи ККТ.

Можно ли принять к учету пко без кассового чека

Подробности Категория: Консультации экспертов ГАРАНТа Опубликовано: 03.08.2016 06:56 Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу: Для подтверждения расходов на приобретение ТМЦ, осуществленных организацией через подотчетное лицо, достаточно наличия в качестве подтверждающего документа товарного чека, если он содержит все обязательные реквизиты, установленные п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Обоснование вывода: В общем случае подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства.

Процесс составления и оформления первичной учетной документации характеризуется некоторой спецификой, которую нужно принимать во внимание работающим с ней сотрудникам. В процессе оформления операций в кассе по приходу и расходу финансовых средств применяются приходные и расходные ордера с квитанциями.

Подотчетное Лицо Предоставило Квитанцию К Приходному Кассовому Ордеру Без Чека Ккм И Бсо

Для подтверждения расходов подотчетного лица – бюджетника квитанции к ПКО недостаточно

Возвратившийся из командировки сотрудник должен подтвердить не только факт проживания в гостинице, но и факт оплаты гостиничных услуг. Причем квитанция к приходному кассовому ордеру не может служить подтверждением оплаты наличными – кассовый ордер является внутренним документом гостиницы, который оформляется исключительно в целях ведения учета кассовых операций.

Что будет, если принять к учету в качестве подтверждения оплаты документ, оформленный с нарушениями? Проверяющие могут потребовать возместить ущерб и даже квалифицировать искажение отчетности. Причем судьи, как правило, поддерживают такую позицию ревизоров. В то же время, если работник самостоятельно обратится в суд и подтвердит факт выполнения служебного задания в командировке, судьи могут принять его сторону и обязать учреждение возместить расходы даже на основании квитанции к ПКО. Однако в такой ситуации учреждение будет принимать обязательства на основании исполнительного документа – риски будут сведены к нулю.

Расходы подотчетника без кассового чека

• фамилию, имя, отчество;
• основной государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), дату внесения записи в ЕГРИП, наименование органа, внесшего эту запись (на основании Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя или Свидетельства о внесении в Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей записи об индивидуальном предпринимателе, зарегистрированном до 1 января 2004 г.);
• ИНН.

Расписка составляется по правилам, установленным Законом N 129-ФЗ для первичных учетных документов. В отношении гражданина, получившего оплату, указывают: фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства и ИНН (при наличии).

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

Таким образом, полагаем, что основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с приложенным к нему кассовым чеком, подтверждающим фактическое осуществление затрат по приобретению товаров (письмо УФНС России по г. Москве от 26.04.2011 N 17-15/041152@). При этом отсутствие товарного чека не будет являться препятствием для признания расходов в налоговом учете.

Так, на основании пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (который также должен соответствовать требованиям, предъявляемым к первичным документам).

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

О бизнесе

Итак, вы твердо решили обойтись в работе без ККТ и сэкономить на этом. Будьте внимательны, ведь при расчетах с населением за услуги без бланков строгой отчетности обойтись не выйдет ни у кого. Нужны они будут всем без исключения субъектам хозяйствования, даже тем, кто находится на ЕНВД или патентной системе. Очень важно заранее определиться с местом приобретения, так как от этого напрямую зависит постановка учета.

В кассе могут быть деньги в пределах лимита, который Вы устанавливаете сами в порядке, предусмотренном вышеприведенным положением № 373-П, а Все что сверх — сдается в день превышения, потому что, в соответствии с п. 1.4. указанного положения (373-П): «Юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обязаны хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного в соответствии с пунктами 1.2 и 1.3 настоящего Положения лимита остатка наличных денег (далее — свободные денежные средства). Накопление юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее — другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем не допускается.» До лимита деньги могут храниться в кассе сколько угодно.

Как составить авансовый отчет без кассового чека

• дату составления и номер документа;
• название организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, выдавшего чек;
• индивидуальный налоговый номер организации или ИП;
• наименование оплаченных товаров, работ, услуг, их цену и количество;
• общую сумму по чеку в рублях;
• должность, инициалы и подпись работника бухгалтерии, оформившего документ.

В случаях, когда у продавца нет возможности составить корректный приходный кассовый ордер или бланк строгой отчетности (об особенностях этих документов мы поговорим в следующих разделах), продавца можно попросить выписать товарный чек. Заметим такую особенность, что «товарник» выдается именно по просьбе покупателя, ведь в принципе его выдача не является обязанностью продавца.

Товарный чек без предоставления кассового: правомерность и требования к оформлению

В идеале в наличии на торговых местах должны быть два документа (КЧ и ТЧ). Если законодатель обязует ИП предоставлять КЧ и по требованию клиента товарный, то он должен строго соблюдать действующее законодательство.

1. название бухгалтерской бумаги (ТЧ);
2. дата и время формирования;
3. наименование стороны, принимающей оплату;
4. информация по товару или услуге;
5. количество товара/услуги в физическом и финансовом эквиваленте;
6. указание ответственных за составление документа лиц;
7. подпись и ее расшифровка.

Как подтвердить расходы без кассового чека

Вместо кассового чека, плательщики вмененного налога, выдают по требованию покупателя документ, который и будет являться подтверждением оплаты. Таким документом могут являться: товарный чек, квитанция, иной документ, содержащий сведения об оплате.

Минфин в своих письмах неоднократно указывал, что подтверждающим оплату документом может являться товарный чек, если содержит все указанные в Законе 54-ФЗ, сведения ( письма Минфина №03-03-06/4/2 от 19 января 2010 года, №03-01-15/10-499 от 11 ноября 2009 года и др.).

Подтвердить расходы можно и при отсутствии кассового чека

Таким образом, для признания расходов организации документально обоснованными первичные документы должны быть оформлены в соответствии с положениями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Такой вывод подтверждается постановлением ФАС Московского округа от 22.04.2010 N КА-А40/2561-10 по делу N А40-25205/09-75-93 (определением ВАС РФ от 31.08.2010 N ВАС-7524/10 отказано в передаче данного дела на пересмотр в порядке надзора).

Этот перечень является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. При этом в соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы налогоплательщиков, применяющих УСН, принимаются к учету только при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

ПКО (приходно-кассовый ордер)

Приходно кассовый ордер (ПКО)-это документ, который должен быть оформлен при каждом поступлении денег в кассу. Документ составляется в одном экземпляре бухгалтером и заверяется подписью главного бухгалтера (или заменяющим его лицом,например, руководителем организации).

Данный документ имеет обязательные реквизиты, а именно:
-регистрационный номер ордера и дату его заполнения;
-информацию об организации;
-информацию о плательщике;
-сумма и основание;
-приложение (перечисляются прилагаемые первичные и другие документы).

Правила выдачи кассового чека в 2019 году

И помимо плановых проверок, о которых владелец бизнеса будет знать заранее, налоговики могут «наведаться» в магазин внепланово и проверить, выдаст ли ваш кассир в ходе контрольной закупки «тайному покупателю-инспектору» фискальный кассовый чек или «забудет» это сделать.

Выдается ли покупателям в вашем предприятии торговли кассовый чек или нет – это то, на что в первую очередь обратит внимание налоговый инспектор в ходе проверки. И если кассового чека у покупателей магазина не окажется, то и кассира, и недобросовестного предпринимателя ожидают неприятности, штрафы, административная ответственность. О правилах выдачи чеков в розничных и интернет-магазинах читайте в нашей статье.

Авансовый отчет без кассового чека и без квитанции приходного кассового ордера подтверждает расходы

Обоснование:Организации и индивидуальные предприниматели при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг за наличный расчет должны применять ККТ. При оказании услуг населению наличные расчеты можно осуществлять без применения ККТ, если выдаются бланки строгой отчетности (п. п. 1, 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»).

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов (п. 4 Положения).

Памятка подотчетному лицу

Правильно заполненный товарный чек, по сути, представляет собой товарную накладную, а, следовательно, является обязательным первичным документом, который служит основанием для принятия приобретённых ценностей на учёт

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией (например, товарный чек, закупочный акт, документ, предоставляемый по требованию покупателей организациями, уплачивающими единый налог на вмененный доход) должны содержать следующие обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ст.9 Закона РФ «О бухгалтерском учете»:

Что делать с нефискальным чеком в авансовом отчете: порядок формирования

По внешнему виду отличить фискальный чек от нефискального довольно трудно. По большей части вопросы в отношении порядка отчетов о закупке или выполнении служебного задания в командировке возникают у самих сотрудников. Согласно действующей практике, отчитаться за оплату услуги без кассового чека можно, если представить иные документы, которые используются в своей деятельности хозяйствующие субъекты.

В основных актах, регламентирующих составление отчетных форм, нет четкого требования о том, что к авансовому отчету должны быть приложены именно кассовые чеки. Отсутствие такого уточнения является вполне справедливым хотя бы потому, что структура российских предприятий разнообразна, как и существующие на них порядки.

Как оформить приобретение товаров через подотчетное лицо

2. По требованию покупателя вместо чека ККТ нужно выдать документ, подтверждающий получение от него денег. Например, товарный чек или квитанцию.* Обратите внимание, в отличие от БСО, для которых существуют жесткие требования к оформлению и изготовлению, ваш документ может быть утвержден в выбранной вами форме и изготовлен не только типографским способом.

Особый порядок действует для плательщиков ЕНВД и тех, кто применяет патентную систему налогообложения. В отношении наличных расчетов по деятельности на этих спецрежимах применять ККТ не обязательно.* Исключение – торговля алкоголем в городах (п. 6 ст. 16 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ).

Между приходным ордером и кассовым чеком существенная разница

Вы имеете право выписывать БСО, а ПКО — это кассовый документ, составляемый в конце дня, к которому подшиваются все БСО. БСО Вы применять вправе. Можно обойтись без него только, если клиент-физлицо внесет сам деньги Вам на счет, сходив в банк, или просто перечислит со своей банковской карты на Ваш счет через интернет.

Рассматриваемый нами вопрос: можно ли принять к налоговому вычету НДС при отсутствии кассового чека поставщика, появился у налогоплательщиков после введения в действие Закона № 54-ФЗ. Этот Закон внес новое требование в порядок наличных расчетов: организации и индивидуальные предприниматели, реализующие товары (работы, услуги) за наличный расчет, должны применять ККТ и выдавать своим покупателям кассовый чек. Однако на практике некоторые поставщики вместе с кассовым чеком выдают своим покупателям приходные кассовые ордера. Учитывая, что в кассовом чеке выделение суммы НДС не является обязательным (ст. 168 НК РФ), а в приходном кассовом ордере предусмотрено выделение сумм налога, многие налогоплательщики для подтверждения уплаты налога поставщикам предоставляют последний документ. Отметим также, что ст. 2 Закона № 54-ФЗ предусматривает ряд случаев, в которых применение ККТ не требуется. Во-первых, оказывая услуги населению, организации и предприниматели могут ограничиться выдачей бланков строгой отчетности. Во-вторых, можно не применять кассовый аппарат, если продавец свою деятельность осуществляет в отдаленных или труднодоступных местностях. Не предусмотрено применение ККТ при продаже газет и журналов, ценных бумаг, лотерейных билетов, при торговле на рынках, ярмарках и в ряде других случаев (п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Авансовый отчет без чеков

Каждый подотчетный сотрудник обязан подтверждать расходы по выданным ему наличным средствам специальными документами — чаще всего в качестве таких документов выступают чеки. Если же по каким-то причинам сотрудник оформляет авансовый отчет для бухгалтерии без кассового чека или использует для подтверждения другие документы, то ему необходимо учитывать ряд нюансов.

Подтверждающие документы для авансового отчета

Сотрудник компании становится подотчетным лицом, когда получает деньги из кассы для выполнения служебных поручений. Наиболее распространенные виды поручений — поездка в командировку или приобретение каких-либо предметов для офиса. Независимо от того, какие расходы сотрудник понес — командировочные (проезд до места назначения и обратно, проживание, питание), общехозяйственные или др., он обязан подтвердить это, предоставив в бухгалтерию компании авансовый отчет со всеми необходимыми документами.

Документы для авансового отчета должны содержать основные реквизиты (дату, регистрационный номер и пр.), а также информацию о расходах на товары или услуги. Помимо популярного кассового чека, в качестве подтверждающих документов также могут использоваться:

• Бланк строгой отчетности (БСО) — в его роли может выступать билет на самолет или поезд, посадочный талон, абонемент на посещение курсов или тренингов и т.п.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) — его заполняет бухгалтер или руководитель компании.
• Товарный чек — его, в отличие от кассовой квитанции, заполняет продавец (от руки или в электронном виде), он также не является фискальным документом — его не всегда выпускает официально зарегистрированная касса.

Отметим, что минус всех бумажных документов — это качество их печати и возможность утери. Однако сегодня со всем этим отлично борется цифровизация, причем как самих документов (о нововведениях с 1 июля 2019 года читайте в материале Подотчет с 1 июля 2019), так и формата подготовки авансового отчета.

Например, в приложении Hamilton Авансовый отчет сотрудник может за пару минут заполнить авансовый отчет онлайн с любого мобильного устройства, приложив к нему фото всех бумажных чеков или их электронные версии. Менеджер подтверждает электронный авансовый отчет в один клик, визируя его ЭЦП. Все проводки по расходам формируются автоматически – бухгалтеру останется лишь по необходимости осуществить выплату сотруднику.

Авансовый отчет без чека

В законах, регламентирующих порядок составления отчетов по авансовым средствам, нет информации, что к этому документу должны в обязательном порядке прикрепляться кассовые чеки. Но в официальном бланке (форма АО-1) есть ячейки, в которых необходимо зафиксировать сведения о квитанциях и других документах, подтверждающих расходы. В эти ячейки необходимо ввести их номер и дату, а также расшифровать содержание затрат, указав общую сумму.

Из этого следует, что провести авансовый отчет без чеков бухгалтерия может только тогда, когда к нему приложен один из альтернативных подтверждающих документов. Почему так?

Во-первых, подтверждающие документы строго необходимы для бухгалтерской отчетности.

Во-вторых, отчетные средства, выданные сотруднику на профессиональные расходы, компания может принимать к снижению налоговой базы — чтобы уменьшить сумму выплат, необходимо предоставить в налоговый орган установленный законом перечень документов, которые свидетельствуют о понесенных сотрудником расходах.

В-третьих, сотруднику эти документы потребуются для подтверждения работодателю факта затрат на выполнение служебного задания или покупку товаров для нужд компании.

Рассмотрим варианты составления авансовых отчетов без чеков, но с применением других подтверждающих документов.

БСО вместо чека

Дополнить авансовый отчет можно авиа- или ж/д билетом, талоном на питание и другими видами бланков строгой отчетности. Особенность БСО заключается в том, что составляется он только при предоставлении услуг — при продаже товаров бланк не предоставляют.

Единственное условие использования бланка строгой отчетности в авансовом отчете без чека — прилагаемый документ должен полностью соответствовать требованиям п. 3 Постановления № 359 от 6.05.08, а именно содержать следующие реквизиты:

• наименование (например, «Пассажирский билет», «Багажная квитанция» и т.д.);
• серию и номер;
• наименование организации, предоставляющей услугу, ее юридический адрес и ИНН;
• расшифровка предоставляемой услуги;
• дата оплаты услуги;
• ФИО, должность, подпись представителя организации;
• печать, при ее наличии.

Законодательно установленный бланк этого документа включает два раздела: основной и отрывной. После заполнения сотрудник получает отрывную часть, которую и прилагает к авансовому отчету без товарного и кассового чеков, и на основе которого заполняет соответствующие графы в нем. Если корешок БСО не отрывной, например, в транспортном билете, то к отчету прикрепляются обе части бланка.

Подотчетному лицу необходимо убедиться в соблюдении правил заполнения бланка строгой отчетности и наличии в нем требуемых реквизитов, ведь только грамотно заполненный БСО является полноценной заменой кассовому чеку.

ПКО вместо чека

Приходный кассовый ордер фиксирует поступление денежных средств в кассу компании. Этот документ также состоит из двух частей — основной и отрывной, и по аналогии с БСО нужен сотруднику при сдаче авансового отчета.

В отличие от БСО этот документ используется не только при предоставлении услуг, но и при фиксации сделки купли-продажи различных товаров.

Требования к ПКО для отчетности:

• базовые реквизиты: номер, дата, название организации и т.п.;
• печать компании, которая продала товар или предоставила услугу;
• сумма товара или услуги в числовом формате с расшифровкой прописью.

Перед тем как прикреплять приходный кассовый ордер к авансовому отчету, необходимо убедиться в наличии реквизитов и его соответствии форме КО-1, установленной Госкомстатом.

Товарный чек вместо кассового

Использовать товарные чеки имеют право индивидуальные предприниматели, а также предприятия, использующие ЕНВД (Единый налог на вменённый доход).

Строгой формы для его оформления законодательством не установлено — он должен содержать номер, дату, наименование компании-продавца или ФИО предпринимателя, а также перечисление товаров или услуг с количеством, стоимостью и итоговой суммой.

Товарные чеки без печати могут прилагаться к авансовому отчету только в том случае, если содержат все перечисленные реквизиты.

Источники:

http://yrokurista.ru/zhilishhnoe-pravo/mozhno-li-prinyat-k-rashodam-kvitantsiyu-k-pko-bez-cheka-v-2019-godu
http://yur-grupp.ru/sotsialnoe-obespechenie/podotchetnoe-litso-predostavilo-kvitantsiyu-k-prihodnomu-kassovomu-orderu-bez-cheka-kkm-i-bso
http://hamiltonapps.ru/avansovyj-otchet-bez-chekov/