1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Каков порядок размещения участников совещания. Процесс проведения собраний и совещаний

Проведение собраний и совещаний;

Собрания и совещания, представляют собой способ коллективно­го обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Они различаются:

— кругом участников (на совещаниях присутствуют специалис­ты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — весь персонал);

— характером обсуждаемых проблем (на совещаниях рассмат­риваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);

— целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям выделяют следующие типы совещаний: ознакомительное (выдача заданий, повышение квалификации); информационное (обобщение сведений, изучение точек зрения); разъяснительное (убеждение сотрудников в чем-то); проблемное (коллективный поиск решения вопроса); инструктивное (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий); оперативное (получение текущих сведений о состоянии дел и преодоление узких мест); координационное (обеспечение взаимодействия подразделений).

Кроме того, по частоте проведения выделяют разовые, постоян­но действующие и периодические совещания; состав участников совещаний может быть постоянным, переменным или смешанным; решаемые вопросы — случайными или регулярно повторяющимися их число — ограниченным или неограниченным. По методам ведения различают авторитарное, демократическое, либеральное совещание; по формам подведения итогов — связанное или не связанное с принятием документа.

Как считают специалисты, эффективность собраний и совеща­ний невелика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей. Так, 30—40% совещаний не обусловлены производственной необходимостью, или на них рас­сматриваются вопросы не требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки. Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшими из них являются те, которые вообще не надо проводить. Тем не менее они необходимы, если нужно:

— сделать важное сообщение, которое может породить вопро­сы, требующие обсуждения;

— добиться согласованного решения принципиальной пробле­мы; получить одобрение тех или иных действий;

— проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы;

— публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух.

Но и в этих случаях по возможности лучше обмениваться мне­ниями заочно, например по телефону, или принять единоличное решение.

К любому серьезному собранию или совещанию нужно тщатель­но готовиться за несколько недель: проанализировать необходимые материалы, составить повестку дня и список участников, найти удобное помещение. Если это не сделано, мероприятие проводить нельзя. Повестка дня заранее доводится до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом.

Круг участников собрания (совещания) стараются сделать мак­симально узким. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись: непосредственно затрагиваемые принимаемыми решениями, конкретные их исполнители, специалисты в соответст­вующей области, а также лица, имеющие опыт действия в ситуациях, аналогичных обсуждаемой.

Если кандидатов набирается слишком много, целесообразно пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказать­ся неуправляемым и не принести ожидаемых результатов.

В начале совещания необходимо ознакомить собравшихся с его целями, предметом, основными вопросами, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Собрание или совещание назначаются в срок, удобный для большинства участников, как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическими подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу, и их лучше отпустить домой. С утра проводятся лишь оперативки.

При проведении собраний и совещаний необходимо строго при­держиваться регламента, который должен быть известен заранее и сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться в точно назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, закончиться в предусмотренное время. Такой подход желателен и к производственным оперативкам, где происходит заслушивание кратких сообщений о текущих делах, информирование о принятых руководством решени­ях, коллективное инструктирование и проч.

Оптимальная длительность оперативки 20—40 мин (ее целесооб­разно проводить 2—3 раза в неделю); проблемного совещания с насыщенной повесткой — 1,5—2 ч, а обсуждения сложного вопроса в его рамках—40—45 мин. Ограничение продолжительности такого рода мероприятий, за исключением чрезвычайных случаев, обуслов­лено тем, что уже через 30—40 мин работы у их участников начинает ослабевать внимание; через 70—80 мин появляется физическая усталость; через 80—90 мин развивается «отрицательная активность» -начинаются разговоры и занятие посторонними делами; через 2 ч непрерывной работы люди готовы на все, чтобы побыстрее разой­тись. В то же время через 30—40 мин отвлечения внимание вновь автоматически включается.

На практике лучше решить за одно совещание больше вопросов, так как в совокупности на это уйдет меньше времени, обеспечивается четкий ритм работы, люди меньше отвлекаются от темы.

Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя. На собраниях коллектива он не обязательно должен быть предста­вителем администрации, но должен пользоваться уважением и авто­ритетом у собравшихся и лично знать многих со всеми их достоин­ствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников, включение их в активную работу. Это дости­гается созданием доброжелательной обстановки, установлением не­формальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией, максимально использовать опыт, знания и компетентность людей.

Комфортная обстановка во многом обеспечивается тем, что же лающим дают возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно обдумывать ситуацию, готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, менять свою точку зрения с появлением принципиально новой информации.

Другой обязанностью руководителя собрания или совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не следует допускать хождения, разговоров), ведение протокола.

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, фиксирует узловые моменты, поддерживает новые идеи, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием.

Здесь главная задача председателя — поддерживать рабочий на строй и равновесие, резюмировать выступления, занимая нейтральную позицию.

Специалисты выделяют следующие наиболее часто встречающиеся типы участников собраний и совещаний, которым руководитель должен уделять особое внимание.

Вздорный. Он нетерпелив, несдержан, возбужденно требует при­знания своей позиции, поэтому его приходится все время останавли­вать и требовать хладнокровия и обоснования спорных моментов, если они известны до начала беседы. Таких людей безопаснее делать своими союзниками, для чего следует побеседовать с глазу на глаз в перерыве, чтобы узнать истинную причину негативной позиции и предложить участвовать в выработке решения. Опровергать их лучше с помощью других, а в экстремальных случаях надо временно прервать заседание или предложить такому выступающему располо­житься в углу помещения или глубоком кресле, что психологически расслабляет.

Читать еще:  Примеры из рассказов на тему сила воли. ОГЭ: аргументы к сочинению «Что такое сила духа? Что такое сила воли

Позитивист. Добродушен, активно участвует в дискуссии и в совместном подведении ее итогов, оказывает поддержку в трудных и спорных вопросах. На заседании его можно посадить на любое свободное место.

Всезнайка. Думает, что лучше других осведомлен обо всем, поэ­тому встревает в обсуждение любой проблемы. Предпочтительно насадить его рядом с председателем и все время напоминать о жела­нии других высказаться (которые могут его опровергнуть), но дать возможность сформулировать промежуточные заключения.

Болтун. Много говорит без необходимости, не обращая внимания на время. Также рекомендуется расположить рядом с председателем или авторитетной личностью, чтобы его могли тактично останавливать и при «уходе в сторону» требовать конкретности.

Трус. Не уверен в себе, молчит, боясь ошибиться, поэтому ему нужно деликатно задавать легкие вопросы, ободрять, помогать формулировать мысли, благодарить.

Незаинтересованный. Всегда неприступен; нужно любым способом выяснить причины такого поведения, задавая вопросы информационного характера, заинтересовать в работе, стимулировать активность.

Важная птица. Следует заставить его быть наравне со всеми, используя метод «да, но. », состоящий в формальном признании и одновременном фактическом опровержении его слов.

Почемучка. Нужно просить его высказать собственное мнение по всем задаваемым им вопросам или переадресовать их собравшимся.

Стержнем собрания или совещания является основное выступ­ление (доклад). Оно должно быть полезным для слушателей, заинте­ресовать их, приковать внимание, соответствовать интересам ауди­тории. Управление последней является самым трудным делом, поэ­тому остановимся на нем подробнее.

При подготовке выступления необходимо поставить перед собой следующие вопросы: каковы причины выступления, его цели, каков круг слушателей и как сформулировать свои мысли, ибо всегда нужно учитывать уровень аудитории и ее готовность к восприятию
материала.

В ходе выступления нельзя ограничиваться абстрактной логикой и общими вопросами; следует познакомить аудиторию со всеми «за» и «против», имеющимися научными данными, фактами, опытом, мнениями авторитетов, дать прогноз ситуации, гиперболизируя ее с
целью заострить внимание на предмете выступления, но не навязывать собственные мысли, не быть категоричным, не демонстрировать своего превосходства; в заключение необходимо предложить вариант решения.

Выступлению должна быть присуща яркость и наглядность; четкость и ясность формулировок; направленность на главное; ритмичность и постоянное повторение в разной форме основных положений; присутствие элемента внезапности (неизвестная информацией
оригинальные формулировки); различная насыщенность отдельным частей.

Чтобы материал лучше усваивался, говорить нужно на привычном аудитории языке, приводить сравнения со знакомыми вещами подавать информацию не сплошным потоком, а смысловыми блока­ми, поскольку восприятие ограничено. Поэтому речь должна состо­ять из коротких фраз (семь плюс—минус два слова), а в выступлении содержаться не более 10 серьезных мыслей, сопровождаемых 3—4 аргументами каждая. При этом необходимо учитывать, что лучше запоминаются первые и последние высказывания, слишком быстрая или слишком медленная речь утомляет и отвлекает, а монотонная усыпляет.

Во время выступления нужно демонстрировать убежденность, смотреть на слушателей, избегать смотреть в одну точку, говорить после установления тишины, наблюдать за реакцией аудитории, при поддержке аудитории развивать понравившуюся ей тему, не всту­пать в дискуссию во время выступления, не обращать внимания на провокационные выкрики, поблагодарить присутствующих за вни­мание.

Для успешного выступления необходимо держать психологичес­кую паузу, чтобы сосредоточить внимание аудитории на какой-то мысли; провоцировать слушателей, вызывая на короткое время несо­гласие с информацией; задавать аудитории вопросы, воздерживаясь от ответов; на волнующие темы говорить увлеченно, эмоционально, с подробностями и элементами драматизации; делиться собственным опытом и переживаниями; ни в чем никого не упрекать, но и не льстить и не угождать; соединять слово с жестами, ибо они несут до 40% информации; менять темп речи в зависимости от содержания; поменьше использовать слова «должны» и «обязаны»; иметь в запасе веселые истории; не говорить об одном и том же более 15 мин; осторожно обращаться с цифрами. Ошибками выступающих счита­ются многословие в начале речи, отсутствие внутренней логики изло­жения, затягивание завершающей части или внезапное окончание.

Итоги совещания или собрания оцениваются по количеству и качеству выработанных и принятых на них управленческих решений, и которые превращаются «домашние заготовки», сделанные перед их началом: справки, диаграммы, графики и т.п. Если решения не были приняты, мероприятие считается бесполезным, а время на него затраченным впустую.

При реализации предложений, высказанных участниками сове­щания, целесообразно:

— выбрать наиболее рациональный способ доведения до испол­нителей его решения (передача протокола, распределение заданий);

— установить, кого информировать о результатах;

— организовать контроль за выполнением решений и назначить ответственных.

Организация и проведение собраний, совещаний, деловых встреч

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе — протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго опре

деленное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.

Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.

В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.

При подготовке собрания, совещания или переговоров необходимо:

1. Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.

2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.

3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.

4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5—7 дней. О дне и времени проведения производственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.

5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10—15 %.

6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.

Читать еще:  Автор и его присутствие в литературном произведении. Московский государственный университет печати

7. Выбрать и подготовить помещение. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было достаточно удобным и могло вместить всех участников. Нехватки стульев быть не должно. При организации переговоров на столах перед каждым участником желательно поставить карточку с указанием фамилии, имени, отчества и наименования фирмы, которую он представляет. На столах также должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.

Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно всеми сторонами, опоздание на переговоры рассматривается как крайнее неуважение к партнерам и может привести к нежелательным последствиям.

Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи должна быть доброжелательной. Недопустимы личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:

следить за регламентом;

объявлять фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он является.

Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к чужому мнению. Председатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.

Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. В такие моменты совещание часто становится беспомощным, как бы теряет энергию. Это происходит потому, что участники не в состоянии осознать, что пора принимать решение, или колеблются, не решаясь сделать выбор. В таких случаях лучше всего выбрать одно предложение и продолжать его рассматривать. Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть — тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ — промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком спешить с окончательным голосованием, т.к. не исключено принятие решения, которое отвергается меньшинством. В этом случае члены меньшинства могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства, что может привести к возобновлению обсуждения и потере уже достигнутых результатов.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу — только одну, самую сложную или самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении принимали участие не более 7-12 человек. Стулья целесообразно расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания — около 30 мин. Никто не должен критиковать выдвигаемые предложения. Большинство людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей, среди которых могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что показалось непригодным сейчас, может пригодиться впоследствии. Не нужно устанавливать авторства идей — лучшие идеи всегда продукт коллективного творчества.

Когда вроде бы найден выход из сложной ситуации, желательно разделиться на две группы — «сторонников» и «противников» и постараться найти слабые места в разработанном решении. Окончательное решение необходимо четко сформулировать и записать.

10. Организация и проведение «круглых столов» и семинаров

Как правило, организация проводит «круглый стол» для того, чтобы привлечь общественное внимание к определенной проблеме. Учитывая тематику «круглого стола», организация приглашает для участия в его работе соответствующих авторитетных специалистов, которые в состоянии дать профессиональную оценку обсуждаемой проблеме. Проведение «круглого стола» получает широкий резонанс в случае, если тема действительно актуальна, например для сферы деятельности компании, или просто интересна общественности. Дискуссии, прозвучавшие за «круглым столом», могут натолкнуть представителей СМИ на мысль более полно осветить обсуждаемую проблему или организовать специальный репортаж (программу) по соответствующей теме. Для журналистов «круглый стол» удобен еще и тем, что в одном месте можно получить различные мнения по проблеме и, следовательно, более интересно подать материал. Присутствие на «круглом столе» авторитетных представителей государственных структур, общественных лидеров и профессиональных экспертов повышает новостную ценность мероприятия, а значит, уровень восприятия обсуждаемой темы представителями СМИ и общественностью будет на порядок выше. Во время «круглого стола» руководство организации имеет возможность представить свою официальную позицию по теме и обсудить ее с другими заинтересованными сторонами, а также получить оценку независимых участников Все это позволит найти наиболее эффективные пути решения проблемы, кроме того, выступая в качестве инициатора тематического «круглого стола», компания значительно повышает свою репутацию и формирует положительный имидж.

Организаторы «круглого стола» придерживаются определенного регламента его проведения. Например, сначала ведущий представляет присутствующих участников друг другу, объявляет повестку дня, определяет очередность выступлений и т.д., затем обсуждение проблемы проходит в форме дискуссии. Важно оставить время для вопросов представителей СМИ и ответов на них. Для того чтобы все присутствующие на «круглом столе» были в курсе обсуждаемых проблем, следует заранее подготовить комплект документов и разослать его участникам мероприятия. Для представителей СМИ необходимо подготовить пресс-кит, содержащий информацию об актуальности и важности проблемы, список приглашенных участников и докладчиков, официальную позицию компании по проблеме и другие материалы, например комментарии авторитетных людей, которые когда-то высказывались по данной проблеме. По итогам «круглого стола» принимается резолюция, в которой указываются выработанные в его ходе решения, рекомендации отдельным участникам и т.д. Резолюция подписывается участниками «круглого стола». Важно, чтобы резолюция была сформулирована и подписана в максимально короткие сроки, лучше всего в тот же день, так как в этом случае она будет иметь новостную ценность для журналистов. Соответственно, вероятность освещения данного мероприятия в СМИ значительно возрастет.

Проводя работу по организации семинара, компания ставит перед собой цель поделится своим опытом и профессиональными знаниями в определенной сфере с соответствующими группами общественности, повлияв, таким образом, на данную аудиторию. Отношение к компании, которая постоянно проводит семинары, меняется в лучшую сторону, так как, консультируя людей по определенным вопросам, компания получает репутацию эксперта, лучше всего разбирающегося в вопросах своей отрасли Кроме того, важным моментом при проведении семинаров является и обратная связь. Во время работы семинара компания собирает информацию от участников о своей деятельности, следит за реакцией делегатов на обсуждение различных проблем и т.д. Проводя консультации общественных групп по определенным вопросам, компания завоевывает новых сторонников, которые в случае возникновения проблемы по профилю будут обращаться за решением именно к этой организации. Проведение семинаров интересно еще и тем, что предоставляет специалисту по связям с общественностью хорошую возможность установить партнерские отношения со СМИ в лице специализированных изданий, программ и т.д. Здесь у компании и представителей СМИ взаимный интерес: журналисты видят в организации компетентный и достаточный источник информации по проблеме, а компания рассчитывает на освещение проводимых ее силами семинаров.

Читать еще:  Досье бондарев юрий николаевич 1951 года рождения. Биография бондарева юрия васильевича

Процесс проведения собраний и совещаний

Правила проведения совещаний

Практика свидетельствует, что успех или неудача любого совещания во многом зависит от соответствующей подготовки к нему. Поэтому принято выделять подготовительную фазу, фазу непосредственного общения и фазу подведения итогов общения.

Совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки. Работа по подготовке к совещанию начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяется состав участников, день, время и место проведения.

Совещания лучше проводить в определенные дни недели, что позволяет работникам эффективно, заранее планировать свое время и не нарушать рабочего режима и ритма их деятельности. Лучше если собрание назначается на непривычное время, например, на 9:45 или 10:45, скорее всего, люди не будут опаздывать. С утра лучше всего проводить оперативные совещания, нацеливая людей на первоочередные задачи.

Большое значение имеет правильный подбор участников совещания. Приглашать на совещание следует минимальное количество людей — только тех, без кого оно окажется неэффективным. Чем больше людей приглашено на собрание, тем лучшей организации и контроля оно требует.

При определении состава приглашенных на совещание нужно учитывать следующие факторы:

Обсуждаемые вопросы и решения, которые необходимо принять;

Информацию, которую необходимо получить во время совещания;

Информацию, которую необходимо предоставить приглашенным;

Потенциальную роль каждого приглашенного в обсуждении поднятых вопросов.

Результат собрания во многом зависит от компетентности участников. Принимать решение о составе участников совещания, следует руководствоваться целями встречи, профессиональными интересами, личными характеристиками сотрудников. По мнению некоторых специалистов, количество участников совещания, при котором достигается наибольшая результативность в рассмотрении повестки дня, не должно превышать 7-10 человек.

Участников совещания следует оповестить о совещании и его повестке дня заблаговременно, чтобы они успели подготовится к нему. В повестке дня должны быть указаны: тема совещания, его цель, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место проведения, фамилии докладчиков, ответственных за проведение лиц, время, отведённое на каждый вопрос. Практика показывает, что в повестку дня целесообразно включать один-два главных вопроса и несколько мелких, которые можно решить быстро. При составлении повестки необходимо учитывать две закономерности:

Начало совещания обычно бывает более оживленным, чем его конец. Поэтому, если вопрос требует интенсивного мышления и творческого подхода, то его полезнее поставить одним из первых. В то же время, если какой-либо пункт вызывает наибольший интерес и озабоченность участников, то, возможно, будет лучше немного придержать его и прежде решить другие вопросы;

Некоторые вопросы объединяют участников в единый фронт, тогда как другие разделяют. Исходя из позиции организационной эффективности, вопросы, приводящие к разногласиям и противостоянию, полезнее включать в начало повестки, а завершать совещание объединяющими вопросами.

Основным докладчиком, как правило, на совещании является руководитель. Успех совещания во многом зависит от подготовки основного сообщения. Работа над докладом состоит из нескольких этапов. В перовую очередь разрабатываются цели и задачи доклада.

Общая длительность совещания не должна превышать двух часов. Его целесообразнее проводить в конце рабочего дня или во второй его половине, чтобы не сбивать людей с рабочего ритма, далее — работа над самим докладом. Потом следует работа над формой речи, над ее языком, стилем, подбором цитат, примеров, цифр и т.д. В конце следует поработать над техникой речи.

Следует учесть, что немаловажным фактором, влияющим на результативность совещания, является выбор помещения для его проведения. Подбирать помещение следует исходя из количества участников встречи. Оно должно иметь приемлемую звукоизоляцию и температуру воздуха, хорошую вентиляцию и удобную мебель.

Так же на совещании следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания.

Рассмотрим полезные правила проведения совещания, которые позволят достичь максимального эффекта от мероприятия.

Правило № 1. Необходимы предварительные обсуждения. Можно для начала обсуждать проблему в рамках совещания небольших групп, с утверждением консолидированного решения, которое будет поставлено на большом совещании. Возможны и предварительные обсуждения по e-mail — руководитель отправляет письма с описанием проблемы, прилагает к ним необходимые сопутствующие материалы. Сотрудники уже знакомятся сданным вопросом, затем в установленный срок отправляют свои варианты решений в ответном письме.

Правило № 2. Нужно установить точное время проведения совещания. Опыт подсказывает — когда совещание назначается на 14:00, то начинается в лучшем случае в 14:10. Если же запланировать совещание на 10:13, то сотрудники будут воспринимать это буквально.

Правило № 3. Письменная повестка дня. Вне зависимости от краткости проводимого совещания, обязательно нужно предусмотреть письменную повестку, которая будет заранее раздаваться всем участникам. Поскольку совещание в противном случае может перерасти к стандартным дебатам.

Правило № 4. Поддержание интереса со стороны всех участников. При проведении совещания нужно подумать над тем, как разнообразить темп, формат и стиль выступлений. Не нужно позволят основным ораторам брать управление совещанием под свой контроль. В случае спора между двумя участниками совещания, которые перестали обращать внимание на остальных, можно внести изменения в формат собрания, чтобы оно стало, к примеру, встречей двух противников.

Правило № 5. Краткие и ёмкие выступления. Скажите, что намеревались, после этого остановитесь. Не нужно поддаваться желанию поговорить обо всех мелочах. Не следует никогда прерывать другого оратора, даже при абсолютном несогласии с его позицией. Нужно дать ему возможность закончить речь, лишь затем можно отстаивать свою позицию. Такой принцип становится не только элементом вежливости, но и позволяет подчеркнуть приоритет своих взглядов.

Правило № 6. Краткое резюме каждого выступления. Тема совещания и суть предложений участников можно указывать на большом листе бумаги либо на доске — чтобы были заметны для каждого. Благодаря этому можно придерживаться основной темы совещания, не распыляя свое внимание на другие вопросы.

Правило № 7. Не стоит усаживать оппонентов друг напротив друга. Ведь в противном случае возрастает вероятность конфликта. Если у людей противоположные взгляды, их следует сажать рядом друг с другом. Делать это стоит словно невзначай, не акцентируя на этом внимание.

Правило № 8. Обязательный план действий в конце совещания. Стоит поощрять участников совещания сформировать четкий план действий, который станет результатом встречи. Если вы начальник, нужно дать понять присутствующим, что планируете придерживаться выработанного решения. В случае, когда принятое решение касается вас, его нужно обязательно выполнять.

Правило № 9. Участие руководителя в совещании нужно ограничить. Присутствуйте по возможности лишь на совещаниях, на которых действительно необходимо находиться. Нужно понимать, зачем отправляетесь на мероприятие. Если планируете свое выступление, нужно понимать его цели, что планируете сказать. На совещание нужно приглашать людей, присутствие которых действительно необходимо. Ведь при большем количестве участников совещания сложнее оказывается донести до собравшихся свои мысли.

Источники:

http://studopedia.su/19_127779_provedenie-sobraniy-i-soveshchaniy.html
http://studopedia.ru/19_289475_organizatsiya-i-provedenie-sobraniy-soveshchaniy-delovih-vstrech.html
http://m.studwood.ru/746003/menedzhment/protsess_provedeniya_sobraniy_soveschaniy

Ссылка на основную публикацию
Статьи c упоминанием слов:
Adblock
detector