Для чего проводятся совещания с руководителями. Служебное совещание: секреты эффективного проведения

Служебное совещание как форма управления

Наряду с беседой важной формой управления, основанной на непосредственном общении участников управленческого процесса, является служебное совещание. Совещание – это форма управления, предполагающая групповое общение должностных лиц, организуемое руководителем с целью обсуждения какого-либо важного вопроса, поиска путей решения проблемы и выработки согласованного решения. Совещание позволяет также организовывать обмен информацией и опытом работы, подводить итоги деятельности и управления ею, доводить конкретные задачи до испол­нителей, организовывать исполнение, контроль реализации принятых решений и разрешать целый ряд других важных вопросов управления.

Совещание позволяет не только достигать указанных целей, оказывать адресное воздействие на объекты управления (отдельных работников и коллектив в целом) для стимулирования инициативы и творческого подхода к делу, но и подчиненным оказывать при необходимости воздействие на руководителя, что в значительной степени способствует созданию нормального морально-психологического климата в коллективе.

С учетом сложившейся практики управления можно выделить следующие основные виды служебных совещаний:

– совещания для оперативного решения текущих вопросов, так называемые планерки, оперативки и т.п. Как правило, они проводятся для выяснения хода реализации намеченных планов, принятых ранее решений, выявления и устранения возникших сбоев в работе, внесения в нее коррективов в связи с возникновением непредвиденных обстоятельств и изменениями обстановки, оценки хода работы по конкретным проектам, осуществления мероприятий, требующих согласованных действий нескольких участников, и др. Такие совещания должны быть сугубо деловыми, предельно краткими, с ограниченным числом участников;

– инструктивно-информационные совещания используются для оперативного доведения до сведения работников приказов, указаний вышестоящих управления, другой управленческой или текущей ин­формации, которая требует незамедлительных исполнительских действий. Цель такого совещания – добиться правильного понимания требований субъектов управления или вновь возникших задач, определить роль и место каждого в их выполнении, побудить исполнителей к активным действиям в нужном направлении;

– совещания для поиска путей решения возникающих проблем (дискуссионные совещания), успех которых определяется, прежде всего, правильным выбором и постановкой проблемы, искренней заинтересованностью руководителя в коллективном поиске путей ее решения. На таком совещании очень важно создать непринужденную, творческую атмосферу с тем, чтобы каждый участник имел возможность высказать свое мнение, задать вопросы другим выступающим и т.д.;

– итоговые совещания используются для анализа результатов работы коллектива организации (подразделения) за определенный период и постановки общих задач на будущее, после завершения крупных проектов, имевших важное значение и четкие временные параметры (строительных, торговых, особо важных научных разработок и т.д.).

На них, как правило, сообщаются результаты анализа обстановки, в условиях которой велась работа, ее наиболее существенные текущие изменения и прогноз на будущее, проводится критический разбор достигнутого, объективно оцениваются положительные результаты и наи­более существенные недостатки, определяются пути их устранения и намечаются задачи на предстоящий период.

Деление совещаний на указанные виды носит условный характер. На практике они могут совмещаться, но особенности подготовки и проведения каждого них необходимо учитывать. Вместе с тем, есть и некоторые общие правила подготовки и проведения совещаний. Прежде всего, руководителю надо определить, имеются ли веские основания для проведения совещания: ведь это довольно сложное и в ряде случаев дорогостоящее организационно-управленческое мероприятие, требующее немалых усилий и временных затрат не только самого руководителя, но и других участников. Не следует организовывать и проводить совещание в том случае, если руководитель может принять решение самостоятельно или для его качественной подготовки достаточно консультаций с соответствующими специалистами. Если же необходимость совещания очевидна, то его надо тщательно подготовить. Прежде всего, следует четко определить цель совещания, его характер, повестку (перечень вопросов, выносимых на обсуждение). Включение в повестку более одного-двух вопросов нецелесообразно: слишком широкий круг вопросов неизбежно ведет к снижению эффективности их обсуждения.

Не менее важным является вопрос о составе участников предстоящего совещания. Если на инструктивно-информационные и итоговые совещания приглашаются, как правило, все или большинство работников, то на другие (например, на дискуссионные совещания) – только те, кто принимает непосредственное участие в выработке решения по обсуждаемым вопросам или в их реализации, либо наиболее сведущие в подлежащих обсуждению вопросах работники.

Немаловажный фактор успешного проведения совещания – правильный выбор и подготовка помещения, где планируется проведение совещания. Его участники должны работать в нормальных условиях. Известно, что неблагоприятные условия (теснота, посторонние шумы, плохая освещенность, жара или холод, неудобная мебель и т.п.) могут более, чем наполовину снизить эффективность совещания.

При планировании совещания, следует учитывать и временной фактор. Во-первых, надо стремиться к тому, чтобы совещание не нарушало трудовой ритм коллектива, не отражалось отрицательно на проведении других важных оперативно-служебных мероприятия, не выходило за пределы рабочего времени. Для этого необходимо заранее известить участников совещания о его времени и повестке, а для периодических совещаний (например, совещаний по подведению итогов работы за неделю) установить жестко фиксированный срок проведения.

Во-вторых, длительное, искусственно затянутое совещание обычно малоэффективно. С учетом того, что нормальная работоспособность работников сохраняется в течение 45-50 минут при условии их заинтересованности в рассматриваемых вопросах, необходимо предусмотреть перерывы, если длительность предполагаемого совещании превышает эту величину. Вообще на совещание целесообразно отводить не более полутора-двух часов.

Важное значение имеет строгое соблюдение установленного регламента. В регламенте следует оговаривать порядок проведения совещания. Ориентировочно он должен включать:

– вступительное слово руководителя (3 – 5 минут);

– основной доклад (не более 30 минут);

– вопросы докладчику (не более 2 минут на каждый);

– содоклад, сообщение (7 – 10 минут);

– вопросы содокладчику (не более 1 минуты на каждый);

– выступления (5-7 минут);

– ответы докладчика и содокладчиков (5-7 минут каждому);

– подведение итогов совещания (не более 10 минут);

– справки по ходу совещания (не более 3 минут).

Изменять регламент по ходу совещания, особенно сокращать время для выступлений, не следует, так как люди специально готовились к выступлению и перестройка его для многих достаточно сложна.

Большое значение для эффективности совещания имеют вступительное слово и основной доклад. Во вступительном слове лаконично и четко определяется цель совещания, порядок его проведения, акцентируется внимание на основных вопросах, подлежащих обсуждению и т.п. Как показывает опыт, наибольшее значение имеет доклад по подведению итогов работы коллектива за определенный период. Как правило, такой доклад предварительно обсуждается в узком кругу формальных и неформальных лидеров коллектива. Особое внимание должно быть уделено тем разделам доклада, где дается оценка деятельности конкретных работников, а также выводам (выдвигаемым требованиям, предстоящим задачам), рекомендациям и предложениям, что позволит организовать более глубокое обсуждение доклада, мобилизовать работников на решение стоящих задач.

В интересах повышения эффективности каждого совещания следует придерживаться выработанных теорией и практикой управления рекомендаций: при выступлении на совещании (с докладом, содокладом и входе их обсуждения) следует говорить сдержанно, внятно, не повышая голоса, избегая монотонности в изложении вопроса; строго соблюдать регламент доклада или выступления; не допускать прямых выпадов против оппонентов («критикуй мнение, а не челвоека»); добиваться искренности и откровенности выступающих, конструктивности высказываемых предложений; все выступающие должны обращаться к аудитории, а не к ведущему совещание.

Каждое совещание должно заканчиваться подведением итогов. Весьма важным условием эффективности совещания является фиксирование его хода и результатов. Иначе многие принятые на совещании решения, высказанные замечания и предложения просто забываются, отсутствует должная организация их исполнения и контроля. Кроме того, результаты выполнения решений, принятых на предыдущих совещаниях, реализации высказанных замечаний и предложений должны доводиться до сведения участников совещания. Отступление от этой рекомендации снижает роль совещаний как формы управления, ведет к созданию в коллективе атмосферы низкой исполнительской дисциплины и безответственности.

Служебные совещания являются одной из самых эффективных, но и дорогостоящих форм управленческой деятельности, требуют тщательной подготовки, добросовестного и заинтересованного отношения как со стороны субъекта, так и объекта управления. Поэтому к совещанию должны тщательно готовиться все его участники. Вместе с тем, как ни велика роль совещаний в процессе управления, излишнее увлечение различными заседаниями, заслушиваниями и коллективными обсуждениями уводит систему управления от живой практической работы, привносит в управленческие отношения элементы формализма и безответственности, приводит к неоправданной трате времени.

Разумное сочетание различных форм управления – необходимое условие его эффективности и проявляется оно, главным образом, в стиле организаторской деятельности работников и, прежде всего, руководителей (подразделений) .

Процесс управления находит свое выражение в реализации определенных функций управления – направлениях управленческой деятельности, позволяющих в совокупности осуществлять управляющее воздействие и создавать необходимые условия для выполнения миссии организации, достижения целей и решения стоящих перед ней задач. Выполняемые в определенной последовательности они образуют управленческий цикл, состоящий из нескольких этапов. К числу основных функций управления относятся: анализа и оценки обстановки, выработка и принятие управленческого решения, планирование, мотивация, контроль.

Как организовать и провести эффективное совещание: советы руководителю

Часто ли вы проводите совещания? А часто ваши сотрудники получают от них что-то полезное? Понимают ли они цели и задачи, которые вы им поставили?

Повышается ли эффективность их труда после планерок? Получаете ли вы адекватную обратную связь? Если хотя бы на один вопрос вы ответили «нет», то вам нужно научиться проводить эффективные совещания и планерки, чтобы терять на них минимум времени и получать максимум пользы.

Эффективное совещание

С помощью совещаний поддерживается связь между разными отделами и внутри самих отделов, воплощаются принятые решения и повышается мотивация к выполнению работы у отдельных сотрудников. Но только эффективное совещание способно решить эти проблемы, поэтому проверьте себя, отвечают ли ваши собрания следующим критериям:

1. Соответствие формату. Есть несколько типов собраний: совещание, планерка и оперативка. Каждое из этих собраний имеет свои цели и соответственно длится разное время. Оперативка призвана решить проблему, возникшую только что.

Длится обычно 5-10 минут, на нее собираются люди, непосредственно связанные с проблемой. Планерка обычно проводится каждый день с утра и длится 25-30 минут. За это время руководителю необходимо поставить задачи на день, получить обратную связь по результатам предыдущего дня и скорректировать планы в случае необходимости.

Совещание имеет целью найти решение глобальной проблемы, сформировать новое предложение для своего рынка, разработать новую программу мотивации и т. п.

Часто совещания делятся на два этапа – первый проводится вечером, на нем ставятся цели совещания, обрисовываются проблемы, которые будут обсуждаться. Утром начинается второй этап, который может длиться до двух часов. Полноценное совещание – это креатив в чистом виде.

2. Конкретизация задач. Каждое собрание должно иметь четко прописанные задачи, которые объявляются участникам заранее. Отступление от повестки крайне нежелательно.

3. Жесткий регламент. Собрание должно иметь время начала и конца, независимо от того, все ли приглашенные явились на него. Установите четкие временные границы, например, закончить обсуждение пункта 1 повестки через 25 минут.

Для каждого выступающего отводите определенное время – 5 минут достаточно, это приучит людей говорить по сути. Если слышите посторонние разговоры или отступление от темы, пресекайте эти попытки, берегите свое время.

4. Оптимальный состав. На совещании должны присутствовать люди, которых оно касается. Просто так, посидеть и послушать, никого не приглашайте. Пусть каждый занимается своим делом.

5. Слово – каждому. Каждый участник собрания должен иметь возможность высказать свое мнение по тому или иному вопросу. Не вмешивайтесь и, тем более, не прерывайте речь сотрудника, даже если она идет вразрез с вашей точкой зрения. Вам же нужна адекватная обратная связь?

6. Ведение протокола. Повестка – не единственный обязательный документ совещания. Протокол, в котором записаны все основные моменты, выступавшие сотрудники в порядке очередности, их мнение по тому или иному вопросу, а главное результаты собрания, – очень полезная бумага.

Обязательно сделайте рассылку по участникам встречи, чтобы они всегда имели ее под рукой для уточнения каких-либо моментов. Так будет удобнее контролировать выполнение поставленных задач и анализировать полученные результаты. Именно схема «задача – результаты – контроль – задача» позволяет сделать совещания наиболее дельными и краткими.

7. Плановость собрания. Каждый сотрудник должен знать, когда его в очередной раз пригласят в переговорную комнату. Внезапность – плохой помощник в организации собраний, участники не успевают подготовиться или вовсе не приходят по причине отсутствия в офисе.

Если какая-то проблема возникла внезапно, и вы решили созвать оперативку для ее решения, приготовьтесь к ответам «не знаю», «надо проверить» и «я вам позже предоставлю отчет».

Как подготовить и провести эффективное совещание?

Чтобы провести эффективное совещание, к нему нужно сначала подготовиться. Перед началом собрания руководитель должен прояснить для себя следующие вопросы:

• какие цели преследует и какие задачи решает совещание.
• каков формат встречи, какие роли у участников совещания. Роли сотрудников распределяются заранее: обязательно должен быть председатель и секретарь. Также определите точное время начала и окончания встречи.
• какова структура совещания. Типовая структура выглядит следующим образом:
• приветствие;
• оглашение целей собрания, поставленных задач, формата проведения;
• обсуждение и анализ существующих проблем;
• получение обратной связи от исполнителей;
• анализ результатов и постановка задач на ближайшее время;
• подведение итогов.
• какой регламент встречи. Определите точное время для проработки каждого пункта повестки, выделите время для перерыва, если совещание предполагает длительное время проведения.
• какие документы понадобятся. Подготовьте всю необходимую информацию, которая будет интересна участникам, сделайте рассылку материалов, чтобы их изучили заранее.
• необходимо ли совещание. Перед рассылкой приглашений на встречу проверьте, а так ли уж она необходима.

Ответьте для себя на такие вопросы:

• Задачи, которые вы ставите, необходимо решать прямо сегодня?
• Что должны вынести с совещания его участники?
• Как должна измениться их работа после встречи?
• Вся ли необходимая информация собрана? Не получите ли вы ответа «не знаю» на какой-либо вопрос?
• Можно ли решить проблему другим путем, не проводя совещания?

Помните о простых правилах проведения эффективных совещаний, держите внимание аудитории на главной цели, придайте обсуждению положительный или нейтральный тон и поощряйте высказывать собственное мнение.

Тогда вы получите повышение эффективности работы ваших сотрудников и в то же время снизите количество времени, потраченного впустую.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты. Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Источники:

http://studopedia.ru/4_173360_sluzhebnoe-soveshchanie-kak-forma-upravleniya.html
http://bbf.ru/magazine/7/3556/
http://www.insales.ru/blogs/university/pravila-provedeniya-soveshchaniy